Personuppgiftspolicy för Biomax HB

Biomax HB värnar din integritet

Att värna våra nuvarande, blivande och tidigare kunders integritet är viktigt för oss på Biomax HB. Därför månar vi om att skydda de personuppgifter vi har om dig och att du känner dig trygg i hur vi behandlar dina personuppgifter.

Vi välkomnar att EU-förordningen General Data Protection Regulation (GDPR) ersätter den nu snart 20 år gamla svenska personuppgiftslagen (PUL) den 25 maj i år. I kort innebär det att medborgares och kunders rättigheter stärks samtidigt som myndigheters och våra skyldigheter som företag skärps.

Kom ihåg att du alltid är välkommen att kontakta oss om du har några frågor.

Dina rättigheter i korthet innebär att du kan:

  • Få en kopia av dina personuppgifter
  • Rätta och radera dina personuppgifter
  • Invända mot och begränsa behandlingen av dina personuppgifter

Tips! Läs mer om vad som gäller här:
https://www.datainspektionen.se/fragor-och-svar/eus-dataskyddsreform/allmanna-fragor/

  1. Så här värnas din integritet

Din integritet är viktig för oss på Biomax HB och vi är måna om att skydda dina personuppgifter när vi behandlar dem. Vi är försiktiga när vi hanterar dina personuppgifter och du kan känna dig trygg med att behandling av personuppgifter endast sker på ett korrekt sätt enligt gällande regler.

Följande principer gäller när Biomax HB hanterar dina personuppgifter:

  • Din integritet respekteras och värnas
  • Du har rätt att få tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas
  • Vi samlar inte in mer personuppgifter än vad som är nödvändigt
  • Dina personuppgifter används bara för det ändamål de är insamlade för
  • För att skydda dina personuppgifter vidtar vi lämpliga skyddsåtgärder kring våra IT-system och ser till att våra samarbetspartners gör detsamma
  • Vår personal får särskild utbildning kring hur personuppgifter ska hanteras
  • Dina personuppgifter sparas inte längre än vad som behövs
  • Personuppgifter överförs som huvudregel inte till länder utanför EU/EES
  • Som huvudregel behandlar vi inte personuppgifter för barn dvs. personer under 18 år
  • Dina personuppgifter säljs inte till andra företag

Denna personuppgiftspolicy är till för att beskriva hur vi behandlar dina personuppgifter innan du är kund, när du blir kund, under tiden du är kund och om du väljer att avsluta ditt konto hos Biomax HB.

Med personuppgifter menas all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en individ. Exempel på personuppgifter är: namn, adress, telefonnummer, personnummer, bilder och ljudupptagningar. Även krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter om de kan kopplas till en individ.

Med behandling av personuppgifter menar vi i stort sett allt som görs med personuppgifter. Några vanliga exempel är: att samla in personuppgifter, att registrera och organisera dem i ett kundregister, att lagra dem i t.ex. IT-system, att föra över dem till någon annan och att radera dem.

2. Så här behandlas dina personuppgifter

2.1 Innan du är kund

Även om du inte är kund kan vi komma att kontakta dig på olika sätt med marknadsföring.

  • Du som inte har tackat nej till vår marknadsföring kan få marknadsföring via post. Vi kan också komma att ringa till dig.
  • Du som har lämnat ditt samtycke till att få marknadsföring från oss (via oss eller någon av våra samarbetspartners) kan även få information via e-post eller sms.

I marknadsföringen till dig som inte är kund behandlas dina personuppgifter så här:

2.1.1 Hur tackar jag nej till er marknadsföring?

Biomax HB är enligt branschregler skyldiga att se till att du kan spärra dig om du inte längre vill ha vår marknadsföring. Det kan du göra genom att kontakta vår kundservice (kontakt@biomax.nu) och be dem om hjälp med att lägga in en spärr. Du kan även spärra dig från reklam genom NIX Adresserat på http://www.swedma.se/reklamsparr/nix-adresserat/nix-adresserat-konsumentinformation och NIX Telefon på http://www.nixtelefon.org.

2.1.2 Vilka personuppgifter behandlas innan du är kund?

Innan du blir kund kan Biomax HB ha uppgift om och behandla ditt namn, adress, telefonnummer, e-postadress, ålder och kön.

Om du meddelat att du inte vill ha marknadsföring sparas även denna information.

2.1.3 Varför behandlas dina personuppgifter innan du är kund?

Dina uppgifter behandlas för att du ska kunna nås av Biomax HB marknadsföring via post, e-post, sms eller via telefon. För att kunna skicka riktad information och marknadsföring som bedöms vara intressant för dig används dina personuppgifter även för s.k. profilering. Profilering betyder att data analyseras för att ta reda på vilka erbjudanden du troligtvis kommer att tycka är intressanta.

Så här tänker vi när vi utför s.k. profilering, d.v.s. logiken bakom de urval som görs t.ex. hur datan sorteras:

Baserat på insamlade uppgifter (t.ex. adress, ålder och kön) görs en analys på gruppnivå som kan resultera i att du hamnar i en grupp som får ta emot marknadsföring. Vi kan sedan analysera om gruppen du ingick i var intresserad av Biomax produkter. Insikterna från den analysen ligger till grund för framtida marknadsföring mot liknande grupper.

Dina personuppgifter behandlas även för att vi ska veta när du inte vill få information och marknadsföring från oss.

2.1.4 Har vi rätt att behandla dina personuppgifter innan du är kund?

Likt andra företag, har Biomax HB ett intresse av att marknadsföra produkter och tjänster till personer som bedöms kunna vara intresserade av att bli kunder. De personuppgifter som används i förberedelserna inför och i själva marknadsföringen är vanliga uppgifter som inte är känsliga och som i många fall finns tillgängliga i offentliga register.

Om du meddelat att du inte vill ha vår marknadsföring måste vi kunna tillmötesgå den förfrågan, och då behöver vi spara dina personuppgifter i vår spärrlista (annars kan vi inte hålla koll på att just du inte vill ha vår reklam i fortsättningen). Om du inte vill finnas med i vår spärrlista anmäl dig till NIX enligt 2.1.1.

Vi har ett intresse av att marknadsföra Biomax HB och därmed hantera information om dig för att kunna göra det. När dina personuppgifter behandlas för att marknadsföra Biomax HB gör vi det med stöd av, vad lagen kallar för, en intresseavvägning.

Vår bedömning är att vi har det lagen kallar, ett ”berättigat intresse” när vi hanterar de personuppgifter vi samlat in för att marknadsföra oss och våra produkter. Det gäller även för att tillgodose ditt önskemål om att inte få marknadsföring (när du finns i vårt spärregister).

2.2 När du är kund

Du kan bli kund på flera olika sätt, till exempel via www.biomax.nu, eller via telefon. När du väljer att bli kund registreras dina personuppgifter.

När du är kund vill vi ha möjlighet att kontakta dig. När du är kund behandlas därför inte bara dina personuppgifter för att kunna administrera Biomax HB, utan vi behandlar också dina personuppgifter så här:

2.2.1 Vilka personuppgifter behandlas när du är kund?

När du är kund behandlas ditt namn, adress, personnummer, datum för kundregistrering, ålder, konto- och betalinformation, köphistorik, eventuell kampanjkod, tilldelat kund-id, fakturainformation, köphistorik. Om du har lämnat din e-post, telefonnummer och inloggningsuppgifter till ”mina sidor”, information om hur du vill att vi kommunicerar med dig och information om du inte vill ha marknadsföring från oss behandlas även denna information.

2.2.2 Varför behandlar vi och varför har vi rätt att behandla dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas främst för att hantera din prenumeration. Detta gör vi för att hålla vad vi lovat när du blev kund (d.v.s. för att fullgöra vårt avtal). Vi behöver till exempel kunna kontakta dig.

För att kunna sätta dina intressen i fokus används dina personuppgifter även för s.k. profilering. Profilering betyder att din data analyseras för att bättre kunna bedöma vilken information som du behöver få samt vilken marknadsföring du kan komma att uppskatta. Din kundgruppsprofil kan även komma att användas som underlag när vi väljer vilka andra personer som vi kommer att rikta marknadsföring till.

Så här tänker vi när vi utför s.k. profilering, d.v.s. logiken bakom de urval som görs t.ex. hur datan sorteras:

Baserat på insamlade uppgifter (t.ex. namn, adress, ålder, kön, köphistorik) görs en analys som kan resultera i att du placeras i en kundgrupp. En sådan analys görs alltid på gruppnivå och aldrig på individnivå. Insikterna från analysen ligger till grund för vilken information eller marknadsföring som du kommer att få, men även för utveckling av Biomax HB produkter.

2.2.3 Vem samlas personuppgifterna in från?

Personuppgifterna samlas in direkt från dig, t.ex. genom när du blev kund, via din personliga inloggningssida på www.biomax.nu eller när du kontaktar oss. Personuppgifterna kan även samlas in från statens personadressregister för att se till att vi har rätt uppgifter till dig, t.ex. om du flyttar.

2.2.4 Vem delas personuppgifterna med?

Dina personuppgifter delas med olika samarbetspartners som t.ex. leverantörer av vår förmånsbutik och med våra revisorer, vår och din bank och leverantörer av våra IT-system som vi behöver för vår verksamhet. Vi delar också personuppgifterna med olika myndigheter, t.ex. Skatteverket (då lag kräver det) och med företag som hjälper till med att hålla personuppgifter uppdaterade, t.ex. vid flytt, eller vid en postnummerändring.

2.2.5 Hur länge sparas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter sparas under tiden du är kund hos Biomax HB och under en period efter det att du valt att inte längre vara kund. Detta för att du ska kunna kontakta oss om något blivit fel. Vi sparar därför ett fåtal av dina personuppgifter i upp till 12 månader efter att du inte längre är kund.

De uppgifter som sparas längst är sådan data som behövs för vår bokföring (exempelvis alla beställningar, fakturor och betalningar) och skatteunderlag. Enligt lag måste dessa uppgifter sparas i sju år.

För att inte behandla personuppgifter i onödan och utan anledning raderar vi regelbundet de personuppgifter som inte längre behövs.

2.4 När du avslutar ditt konto

Om du väljer att avsluta ditt konto och vårt kundförhållande upphör raderar vi alla personuppgifter som inte längre behövs. Vi hoppas såklart att du vill bli kund igen och då samlas dina personuppgifter in när du registrerar dig på nytt.

2.4.1 Vilka personuppgifter behandlas när du avslutat ditt konto?

När du avslutar ditt konto och vårt kundförhållande upphör raderar vi alla dina personuppgifter. Om du får marknadsföring efter det att du har avslutat ditt konto , kan dina personuppgifter behandlas så som beskrivs i punkt 2.1.

3. Överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES

Som huvudregel skickas inte dina personuppgifter till andra länder. Om du vill veta mer om dessa standardavtalsklausulerna kan du läsa mer här: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries.

4. Dina rättigheter

4.1 När dina personuppgifter behandlas av Biomax HB har du följande rättigheter.

  • Du har rätt att få veta vilka personuppgifter som vi behandlar om dig och kan be oss om en kopia av dessa.
  • Du har rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade. Om du är kund hos oss gör du detta enklast via din personliga inloggningssida på www.biomax.nu, annars är du välkommen att kontakta vår kundservice.
  • Du har rätt att be oss radera dina personuppgifter (t.ex. om vi inte har anledning att behandla dem eller om du inte längre samtycker). Även om du ber oss radera dina personuppgifter kan vi ibland behöva spara vissa personuppgifter, t.ex. när lagen kräver att vi gör det eller om behandlingen krävs för att kunna försvara eller göra gällande våra rättsliga intressen.
  • Du har rätt att invända mot viss behandling av dina personuppgifter och begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas, exempelvis i väntan på att felaktiga uppgifter kontrolleras och eventuellt korrigeras. Notera att en begränsning eller radering av dina personuppgifter kan innebära att vi inte har möjlighet att fullfölja våra åtaganden gentemot dig.
  • Du har rätt att få ut dina personuppgifter i ett maskinläsbart format och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig, så kallad dataportabilitet. Detta gäller bara personuppgifter som du själv har gett oss, som behandlas automatiskt av oss och som vi behandlar för att hålla vad vi lovat i avtalet med dig eller för att du samtyckt.
  • Du har rätt att när som helst ångra ditt samtycke för behandling som vi gör för att du godkänt den. Det är viktigt att veta att, om du ångrar ett samtycke, gäller det bara framåt och inte för behandling som redan gjorts.

 

 4.2 Kontaktuppgifter om du har frågor eller vill utöva dina rättigheter

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill använda de rättigheter du har när vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta vår kundservice på telefon: 0735014359, vardagar 8-18 och e-post: kontakt@biomax.nu , eller skicka ett brev till: Biomax HB Ekenleden 15A, 42836 Kållered, märk kuvertet ”Personuppgifter”.

4.3 Rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten

Om du inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter kan du anmäla ditt missnöje till Datainspektionen (som snart byter namn till Integritetsskyddsmyndigheten) som är tillsynsmyndigheten för personuppgiftsbehandling.

 5. Säkerhetsåtgärder

Dina personuppgifter behandlas enligt lagen och på ett säkert sätt. Rutiner finns för att skydda dina personuppgifter och värna din integritet. Till exempel behandlar vi bara sådana personuppgifter som vi verkligen behöver och är noga med att radera personuppgifter när de inte behövs längre. Kontinuerligt uppdateras de system som används för att behandla personuppgifter så att de är tillräckligt säkra t.ex. genom anti-virusprogram, brandväggar och system för att upptäcka personuppgifter i olika IT-system. Vi kräver och kontrollerar även att våra samarbetspartners behandlar dina personuppgifter på ett säkert sätt och enligt lag.